很多单位在租赁复印机时只看月租价格，结果要么机型偏小频繁卡纸，要么配置过高白付租金。选机型主要看三个维度。
第一是月印量。月印量在 3000 页以内的轻量办公，低速机型就够用；3000 到 10000 页建议标准机型；10000 页以上则应该考虑高速机型，否则设备长期满负荷运行，故障率会明显上升。
第二是办公人数。1 到 5 人一般 A4 一体机即可；5 到 20 人建议 A3 复合机；20 人以上且集中在文印中心使用的，建议直接上高速大印量机型。
第三是是否需要彩色输出。若日常以黑白文档为主，偶尔有彩色需求，可以只租一台黑白机，彩色文件走少量外发；若宣传物料、设计稿件较多，则应直接租赁彩色机型，避免外包印刷成本更高。
需要提醒的是，租赁报价一定要问清是否含耗材与上门维修。低价方案往往只含设备，碳粉与维修另计，实际支出反而更高。